O diagrama do fluxo de trabalho no GTD

08 dezembro 2015


Que tal refletirmos hoje sobre um aspecto mais prático do GTD: o fluxo de trabalho? Este segue algumas diretrizes básicas, que norteiam todo o processo. É um super mapa para que aprendamos constantemente onde colocar nossa tralha e o mais importante, o que fazer com ela! Gera alguma ação? É arquivo? É lixo? Vamos acompanhar o fluxo de trabalho e entender como ele funciona?


O primeiro item que aparece no fluxograma tem a ver com a etapa 1 do GTD: capturar. A caixa de entrada no GTD serve exatamente para isso: capturar toda nossa tralha, que já comentei com mais detalhes aqui. É importante não deixarmos nossa caixa de entrada extrapolar, claro, então, precisamos analisá-la e esvaziá-la frequentemente!

E agora, o que fazer com nossa tralha?

Ao esclarecer o que capturamos em nossa caixa de entrada, iremos nos deparar com três alternativas: a tralha irá para o lixo, será arquivada ou demandará alguma ação.

Se a tralha NÃO DEMANDA AÇÃO os destinos são:

1.   Lixo: fim.

2.   Arquivo - Algum dia/talvez: é um tipo de arquivo de consulta futura que precisaremos para redefinir nossas ações, ou projetos que pretendemos assumir. São tarefas que pretendemos fazer, “coisas” que se tornarão ação, mas não agora, não já, não esta semana. Ex: Boletos de Contas que irão vencer no dia tal, e preciso ter em mãos rapidamente. Projeto de Reforma da casa que irei planejar em detalhes daqui a 3 meses. Outro projeto que pretenderei desenvolver nas próximas férias.

3.   Arquivo - Referência: É todo tipo de informação útil e coisas que poderão ser utilizadas como consulta, como referência mesmo, e que não virarão ação. Ex: Cartões de Visita, Apostilas de Cursos, Artigos Interessantes, Folder de serviços, Lista de Websites que tenham a ver com sua área de trabalho.

Se a resposta foi SIM, A TRALHA DEMANDA AÇÃO, avalie qual é a próxima ação:

1.   Demora menos de dois minutos? Faça! Muitas coisas que entulham nossa mesa seguirão seu rumo se formos rápidos e certeiros, tomando imediatamente as providências necessárias para “nos livrarmos delas”. Não precisa nem ser colocada em lista de tarefas, porque já daremos conta do recado em menos de 2 minutos!

2.   Não leva menos de dois minutos? ADIE registrando uma ação na sua lista de próximas ações, para trabalhar nela assim que puder, ou no calendário, para fazer num determinado momento. Delegue e acompanhe a execução da ação numa lista “em espera”, com itens que você aguarda resposta.

3.   Se a ação não é pontual, mas sim envolve um projeto, ou seja, é necessário seguir uma série de passos (ações) para alcançar o resultado desejado, então crie um plano de projeto para rever posteriormente.

A lógica deste fluxograma de trabalho foi especialmente criada para aplicarmos nas etapas 2-Esclarecer e 3-Organizar do GTD, onde fazemos exatamente isso: esclarecemos nossa caixa de entrada e colocamos cada coisa no lugar certo, dentro do nosso sistema organizado de arquivos.  

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Sobre Edeltraut Lüdtke: Musicista, Organizadora Profissional e Blogueira. Apaixonada por música, organização, design de interiores, gtd e internet, não exatamente nesta ordem. Autora do blog Transformando Espaços e colaboradora do blog Paixão por Organização. Blog: Transformando Espaços / Instagram @transformandoespacos



Super cruzeiro de festas da FlyLady

07 dezembro 2015




Olá, mudança de planos!

Sei que prometi começar com os babysteps hoje, mas tenho um baú de tesouros pra quem está perdida na correria dos preparativos do Natal, e quem não está, não é mesmo?

Todos os anos a Fly Marla (lembram dela?) disponibiliza um cruzeiro de feriados com várias missões de preparativos para o dia de Ação de Graças e de Feriados de fim de ano. E quem perdeu? Tem o SUPER CRUZEIRO DE FESTAS, que são 15 missões, mais focadas e objetivas, afinal estamos em cima da hora e precisamos correr não é mesmo?

Montei uma tabela com resumo das missões, detalharei cada uma delas logo abaixo.





Missão 1: Use 15 minutos decorando sua casa – quem ainda não fez isso já passou da hora né? Não gaste um dia inteiro, escolha alguns itens coringas, como luzes e presépio e dê um toque natalino no seu lar!

Missão 2: Verifique itens de cama, mesa e banho – se você vai receber hóspedes é urgente que você verifique se os lençóis e fronhas do quarto de visitas estão limpos e cheirosos, se você tem toalhas de banho suficiente. Hora também de lavar as toalhas de mesas e guardanapos com temas natalinos, depois de quase um ano guardados eles devem estar precisando de uma lavagem. Verifique se você precisa comprar ou emprestar algum item (cadeiras extras, por exemplo).

Missão 3: Missão do arremesso – basta pegar uma sacola e sair passeando pela casa e jogando para dentro dela tudo que já devia ter ido para o lixo há tempos, embalagens, papéis, produtos vencidos, coisas quebradas, você sabe do que estou falando.

Missão 4: Agende os compromissos – aqui vamos agendar cabeleireira, manicure, se você vai viajar talvez precise deixar seu animal de estimação em um veterinário que tenha serviço de hotel ou acertar detalhes com alguém que fique responsável de cuidar dele na sua ausência. Aproveite e agende suas consultas médicas e dentistas, isso levará menos tempo do que você pensa.

Missão 5: Limpe bem sua geladeira – limpe bem as prateleiras, verifique a validade dos produtos, talvez tenha algum pote com resto de comida misterioso. Livre-se dele! Você precisará de sua geladeira limpa e com espaço para toda a comida das festas. Aproveite e congele alguns cubos de água para ter gelo em estoque.

Missão 6: Faça uma lista de alimentos a serem comprados – aqui é uma boa ideia fazer antes uma lista do menu do Natal, isso dependerá de como será sua ceia, se você fará tudo sozinha, se cada pessoa levará um prato, nesse caso é bom conversar com cada um e fazer uma lista para que não se repitam os pratos ou falte algo importante. Separe aquelas receitas tradicionais de família. Após o menu definido faça sua lista de ingredientes, não se esqueça dos temperos, acompanhamentos e bebidas.

Missão 7: Estabeleça um orçamento – isso deve incluir uma previsão de gastos com o menu, com a compra de eventuais acessórios ou enfeites e claro, com os presentes. Faça uma lista das pessoas que você presenteará, com ideias de presentes e limite de gastos.

Missão 8: Verifique seus jogos de jantar e acessórios de mesa – há pratos, copos e talheres para todas as pessoas? Há guardanapos? Tigelas, baixelas e outros utensílios para acomodar a comida e acessórios para servi-la? Você pretende fazer ou comprar algum enfeite para a mesa? Que tal fazer uma lista com o menu que você definiu na missão 6 e deixar disposta à mesa?

Missão 9: Faça uma revisão de tudo o que já fez – será que você deixou alguma das missões para “depois”? Parcial ou integralmente? Seja como for use o dia de hoje para recuperar o tempo perdido.

Missão 10: Embrulhe os presentes já comprados. Decora algo na sua casa – já comprou algum presente de natal? Muitas lojas atualmente não embrulham os presentes mas fornecem embrulhos para que o cliente mesmo embrulhe em casa ou vendem sacos de embrulho fácil. Se você tem algo para ser embrulhado faça logo, não precisa ser perfeito, precisa apenas ser feito. Verifique também se há algum enfeite que você gostaria de acrescentar à decoração da sua casa ou seu local de trabalho.

Missão 11: Existem presentes “caseiros” não terminados? - talvez você tenha planejado dar algo feito por você mesma a alguém, tipo uma cesta com guloseimas, pote de biscoitos, algo artesanal. Use o dia de hoje para finalizar esse presente. Acredite daqui pra frente os dias ficarão cada vez mais corridos.

Missão 12: Termine seus cartões e verifique se há presentes atrasados – esse não será mais um ano em que você compra cartões de natal e não entrega por perder o prazo, se você comprou ou fez algum, pegue-os e inclua suas mensagens e assinatura da sua família. Separe todos para amanhã enviar pelo correio ou pessoalmente se for possível. Revise também sua lista de presentes e veja se falta comprar algum deles. É uma boa ideia ter alguns presentes infantis simbólicos, para o caso de alguma visita inesperada com crianças bem na hora da chegada do Papai Noel.

Missão 13: Dia de correio! Resolva pendências de rua, compre presentes atrasados aqui eu, Aninha, faço uma ressalva, essas missões começam no dia 01 de dezembro, pode ser que enviando o cartão nessa data eles não cheguem até o dia 24, nesse caso talvez seja uma boa ideia entregá-los pessoalmente. Você pode também alterar a data dessa missão e fazê-la nos primeiros dias do cruzeiro, dessa vez. Aproveite que você está na rua e compre aqueles presentes atrasados que você verificou na missão 12, passe no mercado e compre os ingredientes para o menu e ganhe pontos extras por evitar super-filas de natal!

Missão 14: Embrulhe os últimos presentes e revise suas listas – Se na missão anterior você comprou os presentes atrasados, talvez algum precise de embrulho. Revise suas listas, faltou comprar algo da lista de ingredientes? Esqueceu a sobremesa no menu? Esqueceu de incluir alguém na lista de presentes? Tem algo que você encomendou que ainda não chegou?

Missão 15: Parabéns! Orgulhe-se do seu trabalho. Mime-se!!! observe tudo o que já adiantou para o Natal, isso certamente lhe garantirá um pouco de paz de espírito quando chegar a festa. Provavelmente aparecerá alguma surpresa para ser resolvida de última hora, mas você terá tempo para fazê-lo com calma porque cumpriu seu planejamento. Escolha algo pra fazer por você como um prêmio por ter conseguido chegar até aqui. Não se esqueça de apreciar a casa decorada, os presentes comprados, embrulhados, a comida escolhida com carinho a mesa posta com amor, os cartões trazendo os mais sentimentos natalinos e você toda bela senhora da sua casa porque é uma FlyLady!!! ;)


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Sobre Aninha de Oliveira: Aninha de Oliveira é Designer, autora do blog CasaFly e do instagram flylady_aninhadoliveira, acredita na “corrente do bem” e no lema “passe adiante”, por isso adora aprender coisas novas e compartilhar com outras pessoas.

instagram:flylady_aninhadoliveira/pinterest: www.pinterest.com/aninhadoliveira
e-mail: anacarolina28nov@gmail.com










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