Que tal refletirmos hoje sobre um aspecto mais
prático do GTD: o fluxo de trabalho? Este segue algumas diretrizes básicas, que
norteiam todo o processo. É um super mapa para que aprendamos constantemente
onde colocar nossa tralha e o mais importante, o que fazer com ela! Gera alguma
ação? É arquivo? É lixo? Vamos acompanhar o fluxo de trabalho e entender como
ele funciona?
O primeiro item que aparece no fluxograma tem a ver
com a etapa 1 do GTD: capturar. A caixa de entrada no GTD serve exatamente para
isso: capturar toda nossa tralha, que já comentei com mais detalhes aqui. É importante não deixarmos nossa caixa de entrada extrapolar, claro,
então, precisamos analisá-la e esvaziá-la frequentemente!
E agora, o que fazer com nossa tralha?
Ao esclarecer o que capturamos em nossa caixa de
entrada, iremos nos deparar com três alternativas: a tralha irá para o lixo,
será arquivada ou demandará alguma ação.
Se a tralha NÃO
DEMANDA AÇÃO os destinos são:
1.
Lixo: fim.
2. Arquivo - Algum dia/talvez: é um tipo de arquivo de consulta futura que precisaremos para redefinir
nossas ações, ou projetos que pretendemos assumir. São tarefas que pretendemos
fazer, “coisas” que se tornarão ação, mas não agora, não já, não esta semana.
Ex: Boletos de Contas que irão vencer no dia tal, e preciso ter em mãos
rapidamente. Projeto de Reforma da casa que irei planejar em detalhes daqui a 3
meses. Outro projeto que pretenderei desenvolver nas próximas férias.
3.
Arquivo - Referência: É todo tipo de
informação útil e coisas que poderão ser utilizadas como consulta, como
referência mesmo, e que não virarão ação. Ex: Cartões de Visita, Apostilas de
Cursos, Artigos Interessantes, Folder de serviços, Lista de Websites que tenham
a ver com sua área de trabalho.
Se a resposta foi SIM, A TRALHA DEMANDA AÇÃO, avalie qual é a próxima ação:
1.
Demora menos de dois minutos? Faça! Muitas coisas que entulham nossa mesa seguirão seu rumo se formos
rápidos e certeiros, tomando imediatamente as providências necessárias para “nos
livrarmos delas”. Não precisa nem ser colocada em lista de tarefas, porque já daremos
conta do recado em menos de 2 minutos!
2. Não leva menos de dois
minutos? ADIE registrando
uma ação na sua lista de próximas
ações, para trabalhar nela assim que puder, ou no calendário, para fazer num determinado momento. Delegue
e acompanhe a execução da ação numa lista “em espera”, com itens que você aguarda resposta.
3. Se a ação não é pontual, mas sim envolve um projeto, ou seja, é
necessário seguir uma série de passos (ações) para alcançar o resultado
desejado, então crie um plano de projeto
para rever posteriormente.
A lógica deste fluxograma de trabalho foi
especialmente criada para aplicarmos nas etapas 2-Esclarecer e 3-Organizar
do GTD, onde fazemos exatamente isso: esclarecemos nossa caixa de entrada e
colocamos cada coisa no lugar certo, dentro do nosso sistema organizado de
arquivos.
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Sobre Edeltraut Lüdtke: Musicista, Organizadora
Profissional e Blogueira. Apaixonada por música, organização, design de
interiores, gtd e internet, não exatamente nesta ordem. Autora do blog
Transformando Espaços e colaboradora do blog Paixão por Organização. Blog:
Transformando Espaços / Instagram @transformandoespacos
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