Os cinco passos simples e poderosos do método GTD

Por Edeltraut Lüdtke

Quem mergulha na leitura do livro “A arte de fazer acontecer” pode se assustar e pensar que a coisa é grandiosa e complexa demais. Assim, com receio de errar, ou por não ter entendido a essência dos cinco passos simples e poderosos do método GTD, acaba desistindo, ou adiando para algum dia/talvez rever o assunto. Só que na verdade David Allen descreve o método GTD em todos os seus detalhes, e não é nos detalhes que devemos focar num primeiro momento, mas na essência dele.Vamos acompanhar a descrição dos cinco passos do fluxo de trabalho do método GTD, que basicamente resume cada um deles. Claro que é muito mais do que isso, mas se não compreendermos o básico, de nada adiantam os detalhes, que fazem cada etapa ser ainda mais esclarecida, fácil, simples e coerente uma com a outra.

1. CAPTURAR 

· Capturar consiste em registrar tudo o que vem à nossa mente e ter controle de outras formas de entrada de informações na nossa vida, tanto em meio físico como digital.

· É “esvaziar a mente” para melhorar nossa vida no dia a dia, ficar mais leve e deixar que a criatividade role solta, mantendo um sistema organizado fora da nossa cabeça. Porque a mente é inteligente para gerar ideias não pra armazená-las! 

· Faça uma lista com tudo o que vier na sua cabeça agora: compromissos, tarefas por fazer, lembretes que você não pode esquecer, projetos que pretende se engajar, conquistas que pretende alcançar e tudo o mais que lembrar.

2. ESCLARECER

· Esclarecer consiste em olhar para cada item que coletamos e dar um significado a ele, seguindo o fluxo de trabalho do GTD (acesse o artigo clicando aqui) .

· Analise sua lista anterior. 

· O item não demanda ação? Arquive num arquivo de referência, ou em uma lista de algum dia/talvez ou até mesmo jogue no lixo. 

· O item demanda ação? Realize as ações que demandarem menos de 2 minutos. Delegue o que for pertinente. Adie o que não puder fazer agora numa lista de próximas ações, coloque os compromissos na agenda. 

· É um projeto? Coloque na lista de projetos, e defina uma próxima ação para ele. 

· Assim vá aos poucos construindo sua estrutura GTD. 

3. ORGANIZAR

· Organizar é ter um sistema organizado em meio físico e/ou digital para onde os itens esclarecidos serão destinados, também de acordo com o fluxo de trabalho do GTD. A melhor definição de organizar é ainda ter lembretes do que precisa ser feito nos lugares apropriados.

· É você localizar facilmente os compartimentos citados na etapa anterior. 

4. REFLETIR

· Refletir consiste em atualizar as listas de ações, fazer os ajustes necessários, e enfim, decidir o que será feito. 

· Não deixe suas listas paradas, mas trabalhe com elas sempre! 

· Reveja o que pode melhorar, o que já foi feito, o que precisa começar ou recomeçar. 

· Tire projetos da gaveta e defina uma próxima ação para ele. 

· Alinhe tudo isso com o que você realmente espera: está de acordo com o que você é, faz ou deseja ser num futuro próximo?

5. ENGAJAR

· Engajar é enfim, executar as ações definidas, remanejá-las e/ou defini-las com base em critérios de trabalho (contexto, tempo disponível, energia disponível, prioridade). 

· Faça o que tem de ser feito, trabalhe e relaxe na mesma medida. Aprenda a descansar porque tudo está sob controle, registrado e organizado em algum lugar para você, fora da sua mente.

· Separe suas listas de ações por contexto (casa, escritório, rua, telefonemas, computador), de acordo com o que for melhor para você. 

· Adie seus prazos, se for necessário, solicite retorno dos itens pendentes que estão “aguardando resposta”. 

· Avalie o tempo que você dispõe para cada tarefa e como está sua energia para executá-la naquele momento. A melhor coisa para você é ir para academia depois de um dia exaustivo de trabalho? Vá, e não se reprima por isso.

É importante esclarecer e seguir esta rotina de cinco passos de trabalho sempre, se acostumar com elas, para então aprender mais sobre cada uma, pois dúvidas irão surgir. 

Assim como a organização de qualquer espaço nunca será algo perfeito, com o GTD é a mesma coisa. Pode estar tudo muito bem planejado, certinho, organizado, mas de repente você se verá em meio a uma bagunça. É normal que seu trem saia dos trilhos e derrube diversos vagões. Não será a regra, mas acontecem os imprevistos inesperados, as exceções. Isso é viver a imperfeição da vida.

A grande vantagem de ter o GTD e a organização como guia e suporte no controle de tudo, é que facilmente você conseguirá colocar os vagões nos seus lugares, e retomar o caminho certo, conforme definiu para sua vida. Não é demais e extraordinário tudo isso?!

E então, o que vocês acharam: compliquei ou descompliquei o conceito dos 5 passos do GTD? Vamos esclarecer...

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Sobre Edeltraut Lüdtke: Musicista, Organizadora Profissional e Blogueira. Apaixonada por música, organização, design de interiores, GTD e internet, não exatamente nesta ordem. Autora do blog Transformando Espaços e colaboradora do blog Paixão por Organização. Blog: Transformando Espaços / Instagram @transformandoespacos